Human Resources Assistant

 

Selection Process Number

 

2018-AUD-G-OTT-EA-310

 

Position Title

 

Human Resources Assistant (Anticipatory)

 

Classification

 

ASG-02

 

Salary

 

$46,418 - $58,146 (2017 rate)

 

Location(s)

 

Ottawa

 

Type of Advertisement

 

Various

 

 

 

Intent / Result of this process: When you apply to this selection process, you are applying to an inventory for future vacancies. As positions become available, applicants who meet the qualifications may be contacted for further assessment. A pool of candidates may be established and may be used to staff similar positions of various tenures at the Office of the Auditor General (OAG).

 

The inventory will be updated every 90 days.

 

Area of selection

 

Open to: Persons residing in Canada and Canadian citizens residing abroad.

Closing Date: 31 March 2019

Join a dynamic organization and contribute to ensuring that Canada's federal and territorial governments are answerable and productive.

 

As a Human Resources Assistant, you will:

 

• Prepare staffing process documentation including candidate files, interview binders, letters of offer, security clearance, notifications of competition results, etc.;

• Coordinate selection assessments for internal and external candidates, including screening activities, interviews, in-house and/or Public Service Commission (PSC) testing as well as Second Language Evaluations (SLEs);

• Assist in the provision of procedure interpretation to HR team members and managers throughout the procurement and contracting processes;

• Provide administrative support to HR management and staff, including correspondence, document publication, administrative control of professional services contracts, travel arrangements, meeting logistics and agendas, visitor coordination, maintenance of equipment and supplies, provision of orientation and security services for new staff and procurement and contracting administrative procedures;

• Maintain and update various HR System activities, including candidate pools, contracts, staff movements, transfers, job opportunities, classification and position data, etc.

Job Requirements Information you must provide:

 

You must submit a complete application, consisting of a covering letter which clearly demonstrates how you meet the screening criteria and a resume which supports the covering letter. The covering letter will be used as the primary tool in the screening process and the resume will only be used to substantiate the information provided. Your covering letter must clearly demonstrate through concrete examples how you meet each screening criterion (education and experiences). One suitable approach for your covering letter is to use each individual screening criterion as a header and then, for each criterion, write one or two paragraphs demonstrating how you meet that criterion. For example, describe the kind of position(s) occupied and provide a precise description of the tasks performed for each position. Failure to provide the above information in the format required may result in your application being rejected from the process.

 

Essential Qualifications:

Education: A secondary school diploma or PSC approved equivalent or an acceptable combination of education, training and experience.  A post-secondary degree or diploma in human resource management, communications, business/public/office administration, or in another relevant field may be considered an asset.

Experience:

• Experience in providing administrative support services such as scheduling interviews, filing employee documentation, responding to candidate inquiries, or preparing letters of offer, etc.;

• Experience in communicating with clients and/or members of the general public in a service-oriented context;

• Experience in updating and retrieving data from a management information system and/or database;

• Experience with Microsoft (MS) Word, document processing, and MS Excel.

Asset:

• Experience in coordinating staffing processes.

   

Language Requirements: Bilingual imperative, BB/B.

 

The appointment to the ASG-02 is a bilingual imperative appointment process, which means that a person must meet the language requirements at the time of appointment. If required, HR will arrange for second language testing as part of the selection process in order to ensure candidates receive priority treatment for testing dates.

*IMPORTANT NOTE: Only PSC Second Language Evaluations (SLE) and results will be recognized as valid.

 

Information for Candidates:
- SLE - Test of Reading Comprehension
- SLE - Test of Written Expression

 

A written exercise, structured interview and/or reference check may be conducted using the OAG Competency Model to evaluate candidates. 

 

Conditions of Employment

Security Clearance: Reliability

Organizational Needs:

The OAG is committed to building a skilled, diverse workforce reflective of Canadian society. As a result, it promotes employment equity and encourages candidates to indicate voluntarily on their application if they are a woman, an Aboriginal person, a person with a disability or a member of a visible minority group.

 

OTHER INFORMATION

• Candidates must meet all of the essential qualifications requirements to be appointed to a position.
• A top-down screening approach may be undertaken at each step of the process. Applicants who meet the essential and asset experience qualifications may be ranked according to the depth and breadth of experience they possess. Only the top ranking candidates would be invited to the assessment phase of the process.
• Interviews may be conducted via videoconference or teleconference.
• Successful candidates will be required to provide the original or a certified true copy of their educational credentials.
• Candidates with foreign credentials must provide proof of Canadian equivalency. Consult the Canadian Information Centre for International Credentials for further information at www.cicic.ca/indexe.stm
• The successful candidate must meet and maintain the Conditions of Employment at the time of appointment and throughout their employment.
• Relocation assistance will be determined in accordance with the OAG's directives.

We thank all those who apply. Only those selected for further consideration will be contacted.

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Processus de selection

 

2018-AUD-G-OTT-EA-310

 

Titre du poste

 

Adjoint en ressources humaines (Anticipatif)

 

Classification

 

GSV-02

 

Salaire

 

De 46 418 $ à 58 146 $ (taux de 2017)

 

Emplacement(s)

 

Ottawa

 

Type de poste annoncé

 

Divers

 

 

 

Intention / Résultat attendu : Si vous présentez une demande pour ce processus de sélection, vous postulez à un répertoire dans l'éventualité de postes à pourvoir. Au fur et à mesure que des postes seront disponibles, les postulants qui satisfont aux qualifications pourraient être contactés aux fins d'examen. Un bassin de candidats pourrait être établi et pourrait être utilisé pour doter des postes semblables dans le futur, de diverse durée au bureau d’Ottawa du BVG.

 

Le répertoire sera mis à jour à chaque 90 jours.

 

 

 

Zone de sélection

 

Admissibilité : Personnes résidant au Canada et citoyens canadiens résidant à l’étranger.

 

 

 

Date limite : 31 mars 2019

 

 

 

Joignez-vous à une organisation dynamique et aidez à faire en sorte que le gouvernement fédéral canadien et les administrations territoriales rendent des comptes et soient productifs.

 

À titre d’adjoint administratif ou adjointe administrative en ressources humaines, vous devrez :

 

• Préparer tous les documents du processus de dotation, y compris les dossiers des candidats, les cahiers d’entrevue, les lettres d’offre, les documents d’autorisation de sécurité, les avis des résultats des concours, etc.;

• Coordonner les évaluations de sélection des candidats internes et externes, y compris les activités de présélection, les entrevues, les examens internes ou les examens de Commission de la fonction publique (CFP) ainsi que les évaluations de langue seconde (ELS);

• Aider à fournir des interprétations de la procédure aux gestionnaires et aux membres de l’équipe des RH tout au long des processus d’approvisionnement et d’attribution des contrats;

• Fournir un soutien administratif à la direction et au personnel des RH, notamment : la correspondance, la publication de documents, le contrôle administratif des marchés de services professionnels, les préparatifs de voyage, la logistique des réunions et la rédaction de l’ordre du jour, la coordination des visiteurs, l’entretien de l’équipement et la commande de fournitures, la prestation de services d’orientation et de sécurité aux nouveaux employés, et les processus administratifs liés à l’approvisionnement et à la passation de marches;

• Maintenir et mettre à jour divers éléments dans divers systèmes pour les activités des ressources humaines, notamment : bassins de candidats, répertoires des compétences, contrats, mouvements du personnel, mutations, possibilités d’emploi, classification, données sur les postes, etc.

Exigences du poste

Renseignements que vous devez fournir :

Vous devez fournir un dossier de candidature complet comprenant une lettre de présentation qui démontre clairement comment vous répondez aux critères de présélections, ainsi qu’un curriculum vitae. La lettre de présentation sera utilisée comme outil principal dans le cadre de la présélection et le curriculum vitae sera utilisé uniquement pour valider l’information fournie. À l’aide d’exemples concrets, vous devez clairement démontrer dans votre lettre de présentation comment vous répondez à chacun des critères de présélection (études et expériences). Une approche efficace serait d’utiliser le libellé de chacun des critères de présélection à titre d’entête et de démontrer en un ou deux paragraphes comment vous répondez à ce critère. Par exemple, vous pourriez décrire le type de poste occupé et les fonctions accomplies pour chaque poste.

Qualifications essentielles:

 

 

Études : Diplôme d’études secondaires ou études equivalents approuvé par la CFP, ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience. Un diplôme d’études postsecondaires ou un diplôme en gestion des ressources humaines, communications, administration des affaires / de bureau ou administration publique, ou dans un autre domaine pertinent peut constituer un atout.

 

 

 

Expérience:

 

• Expérience de la prestation de services de soutien administratif, comme organiser des entrevues, tenir à jour les dossiers des employés, répondre aux questions des candidats, ou rédiger les lettres d’offre, etc.;

• Expérience de la communication avec les clients ou les membres du grand public dans un contexte axé sur les services;

• Expérience de la mise à jour et de l’extraction de données dans une base de données ou un système de gestion de l’information;

• Expérience avec l’utilisation du logiciel Microsoft (MS) Word, du traitement de documents et avec MS Excel.

 

 

Atout :

 

• Expérience de la coordination des processus de dotation

   

Exigences linguistiques : Bilingue, nomination impérative, BB/B.

 

La nomination au niveau GSV-02 est un processus de nomination impérative, ce qui signifie que la personne doit satisfaire aux exigences linguistiques au moment de la nomination. Afin d’assurer que les candidats reçoivent une date d’évaluation en priorité, les Ressources Humaines organiseront une évaluation de la langue seconde dans le cadre du processus de sélection.

REMARQUE IMPORTANTE : Seuls les évaluations de la langue seconde de la Commission de la fonction publique (CFP) et les résultats de ces évaluations de langue seconde (ELS) seront reconnus comme étant valides.

Renseignements pour les candidats :
- ELS – Test de compréhension de l’écrit
- ELS – Test d’expression écrite

Un examen écrit, une entrevue structurée et/ou une vérification des références pourraient être réalisés au moyen du modèle de compétences du BVG pour évaluer les candidats. 

Conditions d’emploi
Cote de sécurité: Fiabilité

Besoins organisationnels
Le BVG s’est engagé à constituer un effectif compétent et diversifié qui est représentatif de la société canadienne. C’est pourquoi il soutient l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles à postuler et à déclarer volontairement leur appartenance à l’un ou l’autre de ces groupes.

AUTRES INFORMATIONS
• Les candidats doivent satisfaire à toutes les exigences des qualifications essentielles pour être nommés à un poste.
• Il se peut qu’une méthode de sélection descendante soit utilisée à chaque étape du processus. Les candidats qui possèdent les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout pourraient être classés en fonction de la richesse et de l’étendue de leur expérience. Seuls les candidats s’étant le mieux classés seront convoqués à l’étape de l’évaluation dans le cadre du processus.
• L’entrevue pourrait être faite par vidéoconférence ou téléconférence.
• Les candidats retenus devront soumettre l’original ou une copie certifiée conforme de leurs attestations d’études.
• Les candidats qui possèdent des titres de compétence obtenus à l’étranger devront fournir des preuves d’équivalence canadienne. Pour en savoir plus, veuillez consulter le site du Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux à l’adresse www.cicic.ca/indexe.stm
• Le candidat retenu doit satisfaire aux conditions d’emploi au moment de la nomination et pendant toute la durée de son emploi.
• L’aide à la réinstallation sera déterminée conformément aux directives du BVG.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour les étapes suivantes.