Coordinator, Payroll Services / Coordonnateur(trice), Service de la paie

Employer
Bruyère Continuing Care
Location
Ottawa (Region), Ontario
Salary
$77,543 to $92,698/annually, plus a competitive benefits program
Posted
March 19, 2019
Closes
April 1, 2019
Ref
18-NU-153
Function
Payroll
Job Level
Professional
Employment Type
Permanent
Hours
Full time
Designations Required/Preferred
None

Competition: #18-NU-153
Program: Payroll & Human Resources Information Systems Position Type: Permanent, Full-Time, Day, 75 hrs/pay period, 1.0 FTE
Salary Scale: $77,543 to $92,698/annually, plus a competitive benefits program
Start Date: 2019/03/19 13:30
Closing Date: 2019/04/01 23:59

As part of Bruyère you will be contributing to fulfilling our Mission which is committed to improving the quality of life of our patients and residents by living our values of respect, compassion, collaboration, accountability and learning.

Function summary

Reporting and providing support to the Manager, Compensation, Benefits and Payroll, the Coordinator assists in planning, organizing, monitoring and coordinating the day-to-day responsibilities of the Payroll Services by ensuring the accuracy of data, monitoring data entry, approving payroll calculations, verifying the electronic transmission of bank deposit, generating the payroll registers and reporting, etc. in order to maintain a high level of data integrity and quality assurance. He/She is also responsible for analyzing accounting information for payroll, monthly procedures, account reconciliation and remittance, year-end production and distribution of T4s and T4As. The Coordinator provides the day-to-day maintenance of the Human Resources Information System (e.g.: updating the salary grades, providing security access and validating system’s updates) to meet the needs of the organization. The incumbent works in close collaboration with the Department of Finance to ensure interoperability and compatibility with financial, enterprise-wide and provincial systems and compliance with financial reporting obligations. 

The Coordinator acts as a resource for clients on matters related to payroll and will ensure that all related activities are carried out in accordance with the applicable terms and conditions of employment, Bruyère Continuing Care policies and procedures and all applicable legislation.

The incumbent assists in the payroll processing activities to prevent delays in payments and provide technical and/or functional guidance to other team members, as required.

He/She is committed to living the Mission and Values of Bruyère Continuing Care.

He/She is committed to patient and resident safety, on-going learning and continuous quality improvement.
 

Required qualifications

  • Bachelor degree in business administration or equivalent combination of experience, education and training. 
  • Canadian Payroll Association (CPA) designation as Payroll Compliance Practitioner (PCP) or as Certified Payroll Manager (CPM).
  • Minimum of 3 years’ experience in positions with progressive responsibilities/roles within a payroll environment and in a unionized environment with comprehensive knowledge of collective agreements. 
  • Comprehensive knowledge and understanding of payroll legislation and regulations.
  • Knowledge of systems: payroll, human resources, accounting. 
  • Advanced computer skills (Human Resources Information System, Microsoft Office Suite, Crystal Reporting).
  • Experience in the Ontario Health Care sector preferred.

Key Competencies

  • Superior interpersonal and client-service skills with ability to relate at all levels of the organization.
  • Excellent organizational, planning, coordination and problem solving skills.
  • Ability to work within a multidisciplinary team dealing with multiple complex priorities in a dynamic and fast paced environment.
  • Ability to multi-task, effectively prioritize a varied and demanding workload under strict deadlines. 
  • Excellent judgment and decision-making abilities with demonstrated research and analytical skills.
  • Ability to research, analyze and synthesize data. 
  • Strong attention to detail and execution with a high level of quality assurance.
  • Ability to exercise discretion and operate with confidentiality. 
  • High level of initiative and flexibility. 
  • Excellent oral and written communication skills in English and French.

 

Additional information

All applicants must provide a recent CV, and a cover letter that clearly indicate that they meet the required qualifications. Copies of their degrees and certification, if applicable, must also be included. 

Bruyère is committed to developing inclusive, barrier-free selection processes and work environments. If contacted regarding this competition, please advise the departmental official of the accommodation measures which must be taken to enable you to be assessed in a fair and equitable manner.

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Coordonnateur(trice), Service de la paie

Concours: #18-NU-153
Programme: Service de la paie et Systèmes d'information en ressources humaines
Type de poste: Permanent, temps complet, jour, 75 hres/période de paie, 1.0 ETC
Échelle salariale: 77 543$ à 92 698$ annuellement, avec un régime d'avantages sociaux compétitif
Date d’affichage: 2019/03/19 13:30
Date limite: 2019/04/01 23:59

Dans le cadre de l’exercice de vos fonctions à Bruyère, vous contribuerez à notre mission d’améliorer la qualité de vie de nos patients et de nos résidents en vivant nos valeurs de respect, de compassion, de collaboration, de responsabilisation et de savoir.

Sommaire des fonctions

Relevant et fournissant un soutien au gestionnaire, Rémunération, Avantages sociaux et Service de la paie, le/la coordonnateur(trice) aide à la planification, l'organisation, la surveillance et la coordination des responsabilité quotidiennes du Service de la paie en s'assurant de l'exactitude des données, en surveillant l'entrée de données, en approuvant les calculs de la paie, en vérifiant la transmission électronique du dépôt bancaire, en générant les registres du Service de la paie et les rapports, etc. afin de maintenir un niveau élevé quant à l'intégrité des données et une assurance de la qualité. Il/elle est également responsable d'analyser les informations comptables de la paie, des procédures mensuelles, de la réconciliation des comptes et des versements, de la production des rapports de fin d'année et de la distribution des T4 et T4A. Le/la coordonnateur(trice) entretient quotidiennement le Système d'information en ressources humaines (ex.: mise à jour des échelles salariales, fournir les accès de sécurité et valider les mise à jour du système) afin de respecter les besoins de l'organisation. Le/La titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le Service des finances pour s'assurer de l'inter-opérationalité et de la compatibilité avec les systèmes financiers, inter-organisationnels et provinciaux ainsi que de la conformité avec les obligations et normes des rapports financiers.

Le/La coordonnateur(trice) agit à titre de ressource pour les clients en ce qui a trait à la paie et s'assure que toutes les activités connexes sont réalisées selon les termes et les conditions d'emploi applicables, selon les politiques et procédures de Soins continus Bruyère et selon toutes les lois applicables.

Le/la titulaire du poste aide aux activités du processus de la paie afin de prévenir les délais de paiements et il/elle fournit une aide technique et/ou fonctionnelle aux autres membres de l'équipe, selon les besoins. 

Il/elle s'engage à vivre la mission et les valeurs de Bruyère.

Il/elle s'engage à l'égard de la sécurité des patients et des résidents, de l'apprentissage continu et de l'amélioration continue de la qualité.

 

Qualifications requises 

  • Baccalauréat en administration des affaires ou une combinaison équivalente d'expérience, d'éducation et de formation;
  • membre en règle de l'Association canadienne de la paie (ACP), comme Spécialiste en conformité de la paie (S.C.P.) ou comme Gestionnaire accrédité de la paie (G.A.P.);
  • minimum de trois (3) années d’expérience de travail dans des postes avec des responsabilités/rôles croissants dans un environnement de la paie et dans un environnement syndiqué et une connaissance approfondie des conventions collectives;
  • connaissance approfondie et compréhension des lois et règlements sur la paie; 
  • connaissance des systèmes: paie, ressources humaines, comptabilité;
  • connaissances avancées en informatique (Système d'information en ressources humaines, Microsoft Office, rapports Crystal);
  • expérience dans le secteur des soins de santé en Ontario, souhaitable.

Compétences clés 

  • Aptitudes supérieures pour les relations interpersonnelles et le service à la clientèle avec la capacité de travailler en collaboration avec tous les niveaux de l'organisation;
  • excellentes habiletés pour l’organisation, la planification, la coordination et la résolution de problèmes; 
  • habileté à travailler dans une équipe multi-disciplinaire et à gérer de multiples priorités complexes dans un environnement dynamique et en constante évolution;
  • capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, d'établir avec efficacité les priorités (demandes variées et charge de travail importante) selon des échéanciers strictes; 
  • faire preuve de jugement et aptitudes pour la prise de décision; 
  • habileté pour la recherche, l'analyse et la synthèse de données;
  • souci du détail prononcé et capacité d'exécution avec un niveau élevé d'assurance de la qualité;
  • aptitude à faire preuve de discrétion et à traiter les dossiers en toute confidentialité; 
  • niveau élevé d'initiative et de flexibilité; 
  • excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais.

Renseignement additionnels

Tous les candidat(e)s doivent fournir un curriculum vitae récent ainsi qu'une lettre de présentation démontrant clairement qu’ils répondent aux qualifications requises. Ils doivent aussi inclure leur attestation de scolarité et de certification s’il y a lieu. 

Bruyère s'engage à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail exempt d’obstacle. Si l’on communique avec vous au sujet de ce concours, veuillez faire part au représentant ou à la représentante du service de vos besoins pour lesquels des mesures d’adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable.