Recruitment and Retention Coordinator

Position: Permanent

Position Type: Full time

Hours of work:  8.30am to 4.30pm (with one hour unpaid lunch), Monday to Friday

Classification: Professional Administration

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: Administration [Human Resources]

Start Date: June 2019

About the position

The responsibilities of the Coordinator are to ensure our school attracts, hires and retains the best employees, while growing a strong talent pool.  Specific responsibilities include:

• Develop effective recruitment strategies for management and non-management levels.
• Establish recruiting requirements by studying organization plans and objectives; meeting with managers to discuss needs.
• Build applicant sources by researching and contacting community services, universities, employment agencies, recruiters, media, and internet sites; providing organization information, opportunities and benefits; making presentations; maintaining rapport.
• Determine applicant requirements by studying job description and job qualifications.
• Attract applicants by placing job advertisements; contacting recruiters, using newsgroups and job sites.
• Determine applicant qualifications by interviewing applicants; analyzing responses; verifying references; comparing qualifications to job requirements.
• Arrange management interviews by coordinating schedules; arranging travel, lodging, and meals; escorting applicant to interviews; arranging community tours.
• Evaluate applicants by discussing job requirements and applicant qualifications with managers; interviewing applicants on consistent set of qualifications.
• Manage new employee relocation by determining new employee requirements; assisting with movers; arranging temporary housing; providing community introductions.
• Improve organization attractiveness by recommending new policies and practices; monitoring job offers and compensation practices; emphasizing benefits and perks.
• Manage intern program by conducting orientations; scheduling rotations and assignments; monitoring intern job contributions; coaching interns; advising managers on training and coaching.
• Build and maintain a pipeline of qualified candidates to rapidly respond to and replenish talent management needs; maintain a healthy recruitment cycle ensuring the minimum requirements are met regarding bilingual employees.
• Review, revise, clarify and maintain a database of job competencies, specifications and required skills.
• Manage the Human Resource Information System. Look for new ways to maximize HR database capabilities. Provide system training as needed.
• Avoid legal challenges by understanding current legislation and collective agreements; enforcing regulations with managers; recommending new procedures; conducting training.
• Update job knowledge by participating in educational opportunities; reading professional publications; maintaining personal networks; participating in professional organizations.
• Track regular progress and initiate recommendations for appropriate measures to address underlying problems or issues, including but not limited to, suggestions on policy clarification or development, appropriate training or other issues that may arise.
• Promote opportunities to advance and develop careers within the organization, contributing to employee retention, motivation and engagement.
• Evaluate and track retention statistics to determine deficiencies.
• Work with managers to ensure the employee evaluation system (growth plans) are functioning well.
• Accomplish human resources’ and organization’s mission by completing related results as needed.

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• Compensation
• Benefits
• Professional development

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

• Excellent French and English skills (oral and written)
• Bachelor's degree and/or certificate in Human Resources Management
• 3 to 5 years of experience in recruitment and talent retention
• Hands-on experience with recruiting/applicant tracking systems, as well as Human Resource Information Systems (HRIS) or Human Resource Management Systems (HRMS)
• Knowledge of the education sector would be an asset
• Excellent communication and interpersonal skills
• Strong decision-making skills
• A sense of initiative and resourcefulness
• Good capacity in establishing interpersonal relations
• Integrity, ethics, and professionalism

TFS is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, do not hesitate to contact us.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible. As we do not accept direct applications, please use the candidate portal through the link provided.

Poste : Permanent

Type : Poste à temps plein

Heures de travail : 8h30 à 16h30 (dont 1 heure de pause déjeuner non payée), du lundi au vendredi

Classification : Administration professionnelle

Lieu : Campus de Toronto - 306 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Annexe : Administration [Ressources Humaines]

Date de début : Juin 2019

Le poste

Les responsabilités du/de la coordinateur-rice sont de veiller à ce que notre école attire, embauche et garde les meilleurs employés, tout en développant un bassin de talent solide. Les responsabilités spécifiques incluent :

• Développer des stratégies de recrutement efficaces pour tous les niveaux (gestionnaires et non-gestionnaires).
• Établir les besoins en recrutement en révisant les projections d’embauche de l’école et en rencontrant les gestionnaires pour en discuter.
• Créer des listes de candidats en recherchant et en contactant les services communautaires, les universités, les agences d’emploi, les recruteurs, les médias et les sites Internet ; fournir aux organisations des informations, des opportunités et des avantages ; faire des présentations ; maintenir un rapport positif.
• Déterminer les exigences du poste à combler en révisant la description de tâches, ainsi que les qualifications requises.
• Attirer les candidats en publiant des offres d'emploi, en contactant les recruteurs, et en utilisant des groupes de discussion et des sites d'emploi.
• Déterminer les qualifications des candidats ciblés en discutant avec eux en analysant leurs réponses, en vérifiant leurs références et en comparant leurs qualifications aux exigences requises.
• Organiser des entretiens avec la direction en coordonnant les différents horaires, les déplacements, l'hébergement et les repas.  Accompagner la personne à ses entretiens ; organiser des visites de la communauté.
• Évaluer les candidats en discutant des exigences du poste et des qualifications du candidat avec les gestionnaires.  Discuter des qualifications nécessaires avec les candidats.
• Gérer le déménagement des nouveaux employés en déterminant leurs besoins spécifiques. Donner l’information aux déménageurs ; organiser un logement temporaire au besoin ; les présenter à la communauté.
• Améliorer l'attrait de l’école en recommandant de nouvelles politiques et pratiques ; surveiller les offres d'emploi et les pratiques de rémunération ; mettre l'accent sur les avantages et les privilèges.
• Gérer le programme de stage en organisant des séances d’orientation ; planifier les rotations et les affectations ; surveiller les contributions des stagiaires ; encadrer les stagiaires ; conseiller les gestionnaires en matière de formation et d’encadrement.
• Créer et gérer un bassin de candidats qualifiés pour répondre rapidement aux besoins en matière de gestion des talents et assurer un cycle de recrutement sain, tout en veillant à ce que les exigences minimales concernant les employés bilingues soient respectées
• Examiner, réviser, clarifier et maintenir une base de données sur les compétences, les spécifications et les aptitudes professionnelles requises.
• Gérer le système informatique des ressources humaines. Rechercher de nouvelles façons de maximiser les capacités de la base de données des RH. Fournir une formation sur le système au besoin.
• Éviter les contestations judiciaires en s’assurant de bien comprendre la législation en vigueur et les conventions collectives ; faire respecter les règlements avec les gestionnaires ; recommander de nouvelles procédures ; organiser des formations.
• Mettre à jour ses connaissances professionnelles en participant à des activités de éducatives ; lire des publications professionnelles ; maintenir des réseaux personnels ; s’engager dans des organisations professionnelles.
• Suivre les progrès réguliers et formuler des recommandations sur les mesures à prendre pour régler les problèmes sous-jacents, y compris, mais sans toutefois s'y limiter, des suggestions sur la clarification ou l'élaboration des politiques, la formation adéquate ou d'autres questions qui peuvent se poser.
• Promouvoir les opportunités d'avancement et le développement des carrières au sein de l'école en contribuant au maintien en poste, à la motivation et à l’engagement des employés.
• Évaluer et faire le suivi des statistiques sur la rétention des employés afin d’en déterminer les lacunes.
• Travailler avec les différents gestionnaires pour s'assurer que le système d'évaluation des employés (plans de croissance) fonctionne bien.
• Accomplir la mission des ressources humaines et de l'école en complétant des statistiques, le cas échéant.

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Rémunération
• Avantages sociaux
• Développement professionnel

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

• Maîtriser parfaitement le français et l’anglais (parlé et écrit)
• Baccalauréat et/ou certificat en gestion des ressources humaines
• 3 à 5 années d'expérience dans le recrutement et la rétention de talents
• Expérience pratique des systèmes de suivi du recrutement et de l'application, ainsi que des systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) ou des systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH).
• La connaissance du secteur de l’éducation serait un atout
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
• Solides compétences en prise de décision
• Un sens de l'initiative et de la débrouillardise
• Bonne capacité à établir des relations interpersonnelles
• Intégrité, éthique et professionnalisme

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins particuliers.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent soumettre une lettre de motivation et un CV ici dès que possible. Nous n’acceptons pas les candidatures directes, veuillez donc utiliser notre portail de recrutement via le lien partagé.