Manager, Human Resources / Gestionnaire des ressources humaines

Location
Ottawa (City), Ontario
Salary
Starting Salary Range: $55,000 - $66,000 plus a comprehensive benefit package
Posted
April 6, 2021
Closes
April 16, 2021
Job Level
Manager
Employment Type
Permanent
Hours
Full time
Designations Required/Preferred
CHRP

Manager, Human Resources

The Canadian Centre for Ethics in Sport (CCES) is an independent, national, not-for-profit organization. We want to make sport better because we recognize that quality sport can make a great difference for individuals, communities and our country. We work collaboratively with the Canadian and international sport communities to activate a values-based and principle-driven sport system; protect the integrity of sport from the negative forces of doping and other unethical threats; and advocate for sport that is fair, safe and open to everyone. The CCES is seeking an individual to fill this full-time permanent position.

The Manager, Human Resources contributes to CCES operations by recommending and managing staffing actions, related procedures and personnel policies including maintenance of the organization’s job classification and pay scale systems.  In consultation with senior management, the Manager, Human Resources works to ensure that the organization has the necessary qualified staff to carry out its work. The Manager, Human Resources is responsible for the preparation and management of the organization’s personnel and professional development budgets, as well as the maintenance of confidential staff personnel records. In addition, the Manager, Human Resources provides support to volunteer members of the Compensation Review Committee, and acts as the organization’s group benefits plan administrator.

Duties & Responsibilities:

Management of Personnel & Staffing Actions

  • work with senior management staff to ensure the organization has the necessary qualified staff to get work done;
  • ensure CCES Job Classification and pay scale systems are appropriate and maintained;
  • ensure new and revised position descriptions are evaluated, reviewed and classified in the appropriate classification band;
  • draft position postings and ensure advertisement through regular CCES channels;
  • oversee the selection process of applicants including the review of applications received, contacting candidates for interviews, drafting interview questions, and participating in the interview process;
  • conduct reference checks for successful candidates as required;
  • prepare job offers in consultation with the Chief Operating Officer;
  • meet with new staff to provide orientation and oversee on-boarding and training;
  • conduct exit interviews with staff upon their departure from the organization, monitor trends and brief senior staff as required.

Personnel Policies and Procedures

  • monitor current employment standards and practices ensuring compliance with Provincial legislation and ensure adequate and appropriate CCES personnel policies;
  • recommend new personnel policies/revisions to existing policies and implement approved new/revised policies;
  • revise and update CCES Personnel Policy Manual as required;
  • develop and implement systems to support personnel policies;
  • in consultation with the Chief Operating Officer, solicit legal advice on HR matters as required.

Personnel Budget Management

  • develop and manage the organization’s personnel budget;
  • assist with the payroll function in collaboration with the Finance Team;
  • monitor departmental professional development budget accounts.

Records Management

  • maintain confidential information (file copies) for all full-time CCES staff members;
  • coordinate the performance appraisal process and maintenance of performance review records;
  • ensure orientation and training records are maintained and up to date.

Benefits Administration

  • notify benefits carrier of new hires;
  • ensure group plan benefits enrolment information is completed and submitted to carrier;
  • act as benefits plan resource for staff;
  • follow-up and investigate claims information as required;
  • monitor contracted services and competitive pricing options of benefits provider and assist with selecting service provider as required.

Compensation Review Committee

  • in consultation with the Chief Operating Officer, draft annual Compensation Review Committee Report for presentation to the Compensation Review Committee and CCES Board of Directors;
  • coordinate logistics and participate in the annual meeting;
  • provide assistance to Committee Members as required.

Qualifications and Competencies:

  • university degree in the field of human resource management, business administration, and/or social science or equivalent combination of education and experience.
  • three to five years of experience performing similar duties is required with demonstrated success in budget and personnel oversight and responsibility.
  • CHRP designation considered an asset.
  • demonstrated success in personnel oversight including employee development and performance management.
  • strong communication skills and an ability to facilitate discussion between staff and management.
  • knowledge and expertise in human resource management including a core foundation of HR functions and best practices.
  • ability to manage, create, implement and supervise policies and regulations.
  • successful record of accomplishment in performing effectively in a team setting and driven by team success.
  • able to work in a collaborative, supportive fashion and bring people together in a way that promotes the organization’s best interests in keeping with the CCES corporate culture.
  • professional conduct, sound judgement and leadership skills.  Strong interpersonal skills including tact, diplomacy, and flexibility to work effectively with colleagues, peers and direct reports.
  • strong organizational skills, accuracy and attention to detail are essential.
  • demonstrated time management, problem solving and conflict resolution skills.
  • proficient in MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
  • excellent English verbal and written communication skills.
  • French language (verbal and written) capability is preferred.

Starting Annual Salary Range:   $55,000 - $ 66,000

Location:               Ottawa

Applications for this position (resume and cover letter) should be submitted in confidence electronically by April 16, 2021 to the attention of Doug MacQuarrie, Chief Operating Officer, Canadian Centre for Ethics in Sport at personnel@cces.ca .

Throughout its recruitment process, the CCES is committed to Canada’s linguistic duality and diversity of its people. The CCES is committed to fostering diversity within its organization as a source of excellence, cultural enrichment, and social strength. We welcome expressions of interest from those who contribute to the further diversification of our organization including, but not limited to women, Indigenous peoples, persons of all races, ethnic origins and religions, persons with disabilities and persons of any sexual orientation or gender identity. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

This position is made possible with financial support from the Government of Canada. We thank all applicants for their interest but only applicants selected for an interview will be contacted. 

For more information about the CCES, please visit www.cces.ca .

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Gestionnaire des ressources humaines

Le Centre canadien pour l’éthique dans le sport (CCES) est un organisme national indépendant sans but lucratif. Nous voulons rendre le sport meilleur puisque nous reconnaissons que le sport sain peut faire une grande différence pour les personnes, les communautés et notre pays. Nous travaillons en collaboration avec les communautés sportives canadiennes et internationales afin d’activer un système sportif fondé sur des valeurs et animé par des principes. De plus, nous protégeons l’intégrité contre les forces négatives du dopage et d’autres menaces contraires à l’éthique, et nous nous portons à la défense d’un sport juste, sécuritaire et ouvert à tous. Le CCES recherche une personne pour occuper ce poste permanent à temps plein.

Le gestionnaire des ressources humaines du CCES recommande et gère des mesures de dotation et des procédures et politiques relatives au personnel, et assure notamment le maintien du système de classification des emplois et les échelons salariaux de l’organisation. En collaboration avec les dirigeants, il veille à ce que l’organisation dispose du personnel qualifié nécessaire pour mener ses tâches à bien. Il est responsable de la formation et de la gestion du personnel et des budgets de perfectionnement professionnel, et assure la tenue des dossiers confidentiels des employés. Le gestionnaire des ressources humaines offre en outre un soutien aux membres bénévoles du comité d’examen de la rémunération et agit à titre d’administrateur du régime d’avantages sociaux collectifs.

Tâches et responsabilités

Gestion du personnel et dotation

  • Collaborer avec les dirigeants pour que l’organisation dispose du personnel qualifié nécessaire pour mener ses tâches à bien.
  • Veiller à ce que la classification des emplois et les échelons salariaux du CCES soient adéquats et à jour.
  • Veiller à ce que les descriptions de poste nouvelles et révisées soient examinées, évaluées et classées dans le groupe de classification approprié.
  • Rédiger les offres d’emploi et les diffuser sur les canaux habituels du CCES.
  • Superviser le processus de sélection des candidats : examiner les candidatures reçues, convoquer les candidats en entrevue, rédiger des questions d’entrevue et participer aux processus d’entrevue.
  • Faire la vérification des références pour les candidats retenus, s’il y a lieu.
  • Préparer des offres d’emploi en collaboration avec le directeur de l’exploitation.
  • Rencontrer le nouveau personnel aux fins d’orientation et superviser l’accueil et la formation.
  • Faire les entrevues de départ avec les employés qui partent, surveiller les tendances et faire le point avec les dirigeants, s’il y a lieu.

Politiques et procédures

  • Demeurer au fait des normes et des pratiques en matière d’emploi pour assurer la conformité à la législation provinciale, et faire en sorte que les politiques de gestion du personnel du CCES soient adéquates.
  • Recommander la révision de politiques existantes ou l’élaboration des nouvelles politiques et en assurer la mise en œuvre.
  • Réviser et mettre à jour le manuel des politiques relatives au personnel du CCES.
  • Créer et mettre en œuvre des systèmes pour soutenir les politiques relatives au personnel.
  • Demander des avis juridiques pour des questions de ressources humaines en collaboration avec le directeur de l’exploitation, s’il y a lieu.

Gestion du budget

  • Élaborer et gérer le budget consacré au personnel.
  • Participer au traitement de la paie avec l’équipe des finances.
  • Contrôler les postes budgétaires liés au perfectionnement professionnel.

Gestion des dossiers

  • Assurer la tenue des dossiers confidentiels papier pour les employés à temps plein du CCES.
  • Coordonner le processus d’évaluation du rendement et assurer la tenue des dossiers connexes.
  • Assurer la tenue et la mise à jour des registres d’orientation et de formation.

Administration des avantages sociaux

  • Aviser le fournisseur d’avantages sociaux des nouvelles embauches.
  • Veiller à ce que tous les documents nécessaires à l’inscription des nouveaux employés soient remplis et transmis au fournisseur.
  • Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel pour tout ce qui concerne les avantages sociaux.
  • Faire des suivis et des enquêtes concernant les réclamations, s’il y a lieu.
  • Assurer le suivi des services retenus et des options de tarification de la concurrence, et participer à la sélection d’un fournisseur de services, s’il y a lieu.

Comité d’examen de la rémunération

  • En collaboration avec le directeur de l’exploitation, rédiger le rapport annuel du comité d’examen de la rémunération pour le présenter au comité d’examen de la rémunération et au conseil d’administration du CCES.
  • Coordonner le volet logistique et participer à la réunion annuelle.
  • Fournir de l’aide aux membres du comité, s’il y a lieu.

Exigences

  • Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, en administration des affaires ou en sciences sociales, ou une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience.
  • Trois à cinq ans d’expérience dans un poste similaire, avec responsabilités de gestion de budget et de personnel.
  • Titre de conseiller en ressources humaines agréé (CRHA), un atout.
  • Aptitude démontrée en supervision de personnel, notamment en perfectionnement des employés et en gestion du rendement.
  • Excellentes facultés de communication et capacité à animer des discussions entre le personnel et la direction.
  • Connaissances et expertise en gestion des ressources humaines, ce qui comprend la maîtrise des fonctions de base et des pratiques exemplaires.
  • Capacité à gérer, créer, mettre en œuvre et superviser des politiques et des règlements.
  • Capacité avérée à travailler efficacement en équipe et désir de contribuer au succès de l’équipe.
  • Capacité à travailler de façon collaborative et à mobiliser les gens au service de l’organisation et conformément à la culture du CCES.
  • Conduite professionnelle, bon jugement et compétences en leadership. Excellent entregent, tact, diplomatie et capacité de travailler efficacement avec collègues, pairs et subordonnés directs.
  • Excellent sens de l’organisation et grand souci de l’exactitude et du détail.
  • Compétences avérées en gestion du temps et en résolution de problèmes et de conflits.
  • Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
  • Excellente aptitude à communiquer en anglais (oral et écrit).
  • Connaissance fonctionnelle du français (oral et écrit), un atout.

Échelle salariale de départ : de 55 000 $ à 66 000 $

Lieu de travail :    Ottawa

Soumettez votre candidature (CV et lettre de motivation) par courriel d’ici le 16 avril 2021 à l’intention de Doug MacQuarrie, directeur de l’exploitation, Centre canadien pour l’éthique dans le sport à personnel@cces.ca.

Dans l’ensemble de son processus de recrutement, le CCES reconnaît la dualité linguistique du Canada et la diversité de sa population. Le CCES est déterminé à favoriser la diversité au sein de son organisation et y voit une source d’excellence, d’enrichissement culturel et de dynamisme social. Nous acceptons les déclarations d’intérêt de quiconque contribuera à la diversification de notre organisation, notamment les femmes, les personnes autochtones, les personnes de toutes races, origines ethniques et religions, les personnes ayant un handicap et les personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre. Pendant tout le processus de sélection, nous offrirons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande.

Ce poste est rendu possible grâce au soutien financier du Gouvernement du Canada. Nous remercions tous les candidatures pour leur intérêt, mais seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées. Pour plus d’information sur le CCES, prière de visiter le site www.cces.ca.