Human Resources Coordinator / Coordinateur, coordinatrice des Ressources humaines

The Human Resources (HR) team is accepting applications for the position of Human Resources Coordinator.

Reporting to the Director Human Resources, the Human Resources Coordinator provides operational support to the HR department by assisting with the delivery of HR programs, process and services, In addition, the Coordinator administers the payroll and benefits programs.

Essential functions:

• Act as a front-line advisor to all employees and retirees of the Authority, in providing information regarding HR matters.
• Administer the Authority’s compensation and benefits payroll programs, and other forms of remuneration for all union and non-union employees, and the Board of Directors, while ensuring compliance with government regulations, collective agreements and policies;
• Administer and maintain the employee compensation and benefit plans including health, life, dental, travel, long term disability and pension;
• Maintain and monitor special deductions such as garnishee and family support, employer programs and deductions at source;
• Resolve issues and concerns, and provide assistance to employees regarding payroll and benefit related matters;
• Administer and monitor all employee leaves of absences;
• In conjunction with the Manager, Recruiting & Training, coordinate onboarding and off-boarding procedures for employees that are joining or leaving the Authority;
• Support relevant data collection and retention for the Human Resource Information System (HRIS);
• Provide advice, interpretation and guidance to management on diverse and complex payroll and benefit regulations and collective agreement interpretation;
• Assist employees with eligibility and claim issues and interact with supervisors and insurance carriers as needed;
• Upon employee’s request, initiate retirement benefit package; 
• Complete all month-end reporting and coordinate third-party payments for the Finance team;
• Perform post-audits on payroll transactions, ensuring that payments are accurate and meet regulatory and legislative requirements;
• Complete all year-end requirements including reversals, reporting, reconciliations, accruals, pension, T4/T4A and T4 summary filings, Employee Health Tax (EHT) and Workplace Safety Insurance Board (WSIB) in compliance with corporate and government requirements;
• Perform user acceptance testing during system enhancements and upgrades;
• Provide regular payroll/compensation related management reporting and analysis as requested;
• Provide support to the Director in matters related to worker’s compensation claims,  and disability management;
• Consult with, counsel and provide feedback to employees, their families, and their beneficiaries on compensation and benefit matters;
• Remain current on Federal and Provincial legislation or regulations that may impact payroll and/or benefit processing or administration;
• Play an active role for internal and external audit of records, systems and procedures;
• Process all HR related purchase orders and invoices in SAP Act as a back-up to the Manager, HRIS and produce key performance indicators (KPIs) reports or provide necessary HRIS training, as required;
• Provide orientation and awareness training to employees on the use of HR resources and corporate policies and procedures; 
• Assist in the development and implementation of human resources policies;
• Coordinate various events and engagement activities;
• Assist the Human Resource office in carrying out the day-to-day activities and with special projects; and
• Other duties as assigned

The successful candidate will have the ability to interpret and apply collective agreements, policies, procedures and guidelines and educate employees on all matters relating to their pay cheques, T4/T4A and pension statements. He/she will have the ability to work collaboratively in a team environment; be flexible, open to change; and possess sound problem-solving, analytical and mathematical skills to perform manual pay calculations and retroactive payments. The successful candidate must also be self-motivated, detail-oriented, organized, and possess strong time management/multi-task skills to competing priorities and frequently changing issues with internal/external pressures or set deadlines. He/she will have the ability to anticipate and resolve problems independently and be able to handle interruptions and changes without becoming less productive. These abilities as well as lending an empathetic ear while maintaining confidentiality and discretion at all times when handling sensitive and/or confidential issues will gain the respect, cooperation, trust and confidence of all stakeholders.

Qualifications for this position include:

• Post-secondary certificate or diploma in Human Resources Management or a business-related discipline with a minimum of three (3) years’ experience in a Human Resources (HR) team environment, and with the direct delivery of payroll, benefits, compensation, and general administration services, in an unionized environment, preferably in the federal sector;
• Completion of, or enrolled in, the National Payroll Institute (NPI)  designation program;
• Completion of or enrolled in the Certified Employee Benefits Specialist (CEBS) program;
• Practical experience with the management and maintenance of a multi-faceted HRIS, data collection and reports;
• Experience in the provision of quality client service;
• A thorough understanding of group benefits plans, statutory deductions, taxable benefits, and workers compensation legislation;
• Desire to work as a team with a result driven approach;
• Willing to travel to training courses and conferences as required;
• Proficient with computer programs, including payroll software and MS Office, with advanced proficiency in Microsoft Excel and Word; and
• Excellent communication and written skills in English and French.

The following will be considered as assets:

• Previous experience with UKG Pro and UKG Workforce Management and/or web-based systems;
• Previous experience with Business Intelligence reporting; and
• Previous experience with SAP.

Candidates must be in possession of a valid driver’s licence (Class G or equivalent) along with a driver’s abstract (issued within the last month) and must successfully complete a security clearance check for an Airport Restricted Area Identification Card (RAIC).

Interested candidates should forward their résumé by October 7, 2022, to work4us@yow.ca.

We thank all applicants; however only those selected for an interview will be contacted.

The OIAA is committed to the principles of Employment Equity and to achieving a workforce that is representative of the diversity of the Canadian population. We strongly encourage candidates to self-identify if they are Indigenous peoples, persons with disabilities, or members of visible minorities.

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L’équipe des Ressources humaines (RH) accepte présentement les candidatures pour un poste de Coordinateur, coordinatrice des Ressources humaines.

Sous la direction du directeur ou de la directrice des Ressources humaines, le coordinateur ou la coordinatrice des Ressources humaines assure un soutien opérationnel au service des Ressources humaines en aidant à la mise en œuvre des programmes, des processus et des services des Ressources humaines. De plus, le coordinateur ou la coordinatrice administre la paie et les programmes d’avantages sociaux.

Fonctions essentielles :

• Agir comme conseiller ou conseillère en première ligne auprès de l’ensemble des employés et retraités de l’Administration;
• Administrer les programmes de rémunération et d’avantages sociaux de la paie, et d’autres formes de rémunération de tous les employés syndiqués et non syndiqués, et des membres du Conseil d’administration, en veillant à leur conformité avec les lois et règlements gouvernementaux, les conventions collectives et les politiques;
• Administrer et maintenir les régimes de rémunération et d’avantages sociaux des employés, y compris les régimes de soins de santé, d’assurance-vie, de soins dentaires, de voyages d’affaires, d’invalidité à long terme et de pension;
• Maintenir et assurer le suivi des retenues spéciales telles que tels que saisie-arrêt et pension alimentaire, programmes de l’employeur et retenues à la source;
• Résoudre les problèmes et préoccupations, et fournir une assistance aux employés en ce qui a trait à la paie et aux avantages sociaux;
• Administre et assurer le suivi de tous les congés des employés;
• De concert avec le ou la gestionnaire, Recrutement et formation, coordonner les procédures d’accueil et d’intégration des employés qui se joignent à l’Administration et les procédures de départ des employés;
• Appuyer la collecte de données pertinentes et leur conservation pour le Système d’information des Ressources humaines (SIRH);
• Fournir des conseils, une interprétation et des directives à la direction sur divers points complexes de la loi et des règlements sur l’administration de la paie et des avantages sociaux et l’interprétation des conventions collectives;
• Aider les employés qui ont des problèmes ou des questions d’admissibilité et de demande de règlement et interagir avec les superviseurs et des compagnies d’assurance au besoin;
• À la demande d’un.e employé.e, entreprendre les formalités de départ à la retraite;   
• Effectuer tous les rapports de fin de mois et coordonner les paiements faits à des tiers au nom de l’équipe des Finances;
• Procéder à des postvérifications de la paie pour s’assurer que les paiements sont exacts et conformes aux exigences réglementaires et juridiques; 
• S’acquitter de l’ensemble des exigences de fin d’exercice, y compris les écritures de contrepassation, les rapports, les rapprochements bancaires, les écritures de régularisation, les relevés de pensions, la préparation des feuillets d’impôt T4/T4A  et des T4Sommaires, de l’impôt-santé des employeurs de l’Ontario et des primes de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) conformément aux exigences de l’organisation et gouvernementales
• Effectuer des essais de réception par l’utilisateur pour les améliorations et mises à niveau du système;
• Préparer sur demande à l’intention de la direction des rapports et analyses sur la paie/la rémunération; 
• Assurer un soutien au directeur ou à la directrice dans les dossiers se rapportant à la gestion des demandes d’indemnisation des accidents du travail, et à la gestion de l’invalidité;
• Consulter, conseiller et fournir des rétroactions aux employés, à leurs familles et à leurs bénéficiaires sur les questions de rémunération et d’avantages sociaux;
• Se tenir à jour sur les lois et les règlements fédéraux et provinciaux qui peuvent avoir une incidence sur le traitement ou l’administration de la paie et (ou) des avantages sociaux;
• Jouer un rôle actif dans la vérification interne et externe des dossiers, systèmes et procédures;
• Traiter tous les bons de commande se rapportant aux RH et les factures dans SAP;
• Remplacer au besoin le ou la gestionnaire, SIRH, et produire des rapports sur les indicateurs de rendement clés (IRC) ou assurer la formation nécessaire sur le SIRH sur demande;
• Assurer la formation d’orientation et de sensibilisation aux employés sur l’utilisation des ressources des RH, et sur la politiques et procédures de l’organisation;
• Aider à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques sur les ressources humaines;
• Coordonner divers événements et activités d’engagement;
• Aider le service des Ressources humaines à s’acquitter de ses activités courantes et dans le cadre de projets spéciaux et d’autres tâches qui pourraient lui être confiés.

Le candidat ou la candidate sélectionné.e devra être en mesure d’interpréter et d’appliquer les conventions collectives, les politiques, procédures et lignes directrices et d’éduquer les employés sur toutes les questions concernant leur chèque de paie, les feuillets T4/T4A et les relevés de pension. Il ou elle sera capable de travailler de manière collaborative dans un environnement d’équipe, de faire preuve de souplesse et d’ouverture au changement et devra posséder d’excellentes aptitudes en résolution de problèmes, analyse et en mathématiques pour procéder manuellement aux calculs de la paie et des paiements rétroactifs. . Le candidat ou la candidate sélectionné.e devra être motivé.e et organisé.e, avoir le souci du détail, posséder un excellent sens de la gestion du temps/être capable de mener de front plusieurs tâches pour être en mesure de composer avec des priorités concurrentes, et des enjeux qui changent fréquemment et sont assortis de pressions internes et externes et de délais à respecter. Il ou elle sera capable d’anticiper et de résoudre les problèmes de manière autonome, sera capable de composer avec les interruptions et les changements sans que son rendement n’en soit affecté. Ces qualités et compétences, ainsi que sa capacité à faire preuve d’une écoute attentive, de discrétion et de respecter la confidentialité en tout temps au moment de traiter des questions sensibles et (ou) confidentielles lui assureront le respect, la coopération, la confiance de toutes les parties prenantes.

Les qualités requises pour ce poste comprennent ce qui suit :

• Certificat ou diplôme d’études post-secondaires en gestion des ressources humaines ou dans une discipline liée aux affaires et au moins trois années d’expérience de travail au sein d’une équipe de ressources humaines (RH), et dans la prestation directe de services rattachés à la paie, aux avantages sociaux, à la rémunération et à l’administration générale et dans un milieu syndiqué, et de préférence dans le secteur fédéral;
• Attestation du programme d’accréditation de l’Institut national de la paie ou inscription au programme;
• Attestation du programme de spécialiste en conformité de la paie (SCP) ou inscription au programme;
• Expérience concrète dans la gestion et le maintien d’un SIRH multifacette, la collecte de données et les rapports; 
• Expérience dans la prestation d’un service à la clientèle de qualité; 
• Compréhension approfondie des régimes collectifs d’avantages sociaux, des retenues obligatoires, des avantages sociaux imposables, et de la législation sur l’indemnisation des accidents du travail;
• Désir de travailler au sein d’une équipe axée sur les résultats;
• Ouverture à se déplacer pour suivre des cours et assister à des conférences au besoin;
• Maîtrise des programmes informatiques, y compris du logiciel de paie et de la suite MS Office, et connaissance approfondie des logiciels Microsoft Excel et Word;
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite de l’anglais et du français. 

Seront considérées un atout : 

• Expérience antérieure des logiciels UKG Pro et UKG Workforce Management et (ou) de systèmes basés sur le Web;
• Expérience antérieure de rapports d’intelligence d’entreprise;
• Expérience antérieure de travail avec le logiciel SAP.

Les individus intéressés à cette possibilité d’emploi sont priés de faire parvenir leur curriculum vitae par courriel au plus tard le 7 octobre 2022 à l’adresse work4us@yow.ca.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes intéressées, mais nous ne contacterons que celles sélectionnées pour une entrevue.

L’AAIO souscrit aux principes de l’équité en emploi et vise à se doter d’un effectif représentatif de la diversité de la population canadienne. Nous vous encourageons fortement à indiquer volontairement au moment de votre demande si vous vous identifiez comme étant une personne autochtone, handicapée ou membre d’une minorité visible.