Human Resources Facilities Coordinator

HR Facilities Coordinator

Full-Time Permanent Position

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 58,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees  reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging. 

We are seeking an innovative, collaborative and highly organized HR Facilities Coordinator to join our team. As a member of the Corporate Services team, you report to the Chief Operating Officer and support the Manager, Human Resources in providing an optimal employee experience from the outset of recruitment to onboarding the employee into the College. As the point of contact for administration of group benefits, and the administrator for the College’s Human Resource Information System (HRIS) you are responsible for the currency and accuracy of employee records overseen by the Manager, Human Resources.  Your creativity and enthusiasm for planning employee events is leveraged as we continue to enhance our employee engagement in the hybrid model.  This role requires effective planning, organizing, tracking and monitoring of projects and tasks related to general office requests, coordination of logistics associated in a hybrid work model, facilities and finance.  The incumbent liaises with other departments to coordinate the operations of the Corporate Services Team.

Responsibilities

• Develop and maintain list of major projects, with a focus on human resources and facilities, including those specific to the strategic plan by using project planning tools and principles
• Track, monitor and evaluate progress and recommend modifications and adjustments to ensure timely completion of tasks and projects.
• Facilitate the flow of information between projects, tasks and service requests across the College
• Manage the College’s HRIS system.
• Develop the annual schedule identifying key activities and dates. (e.g. ensure communications are disseminated on time, respond to internal and external questions, and monitor progress on projects).
• Maintain confidentiality of staff and HR related information

Support HR and Finance processes including: Creating new hire packages. Supporting recruitment, onboarding and offboarding activities (e.g. reference checks, orientation information packages and checklists) Reconciling information on behalf of the payroll team Compile, organize and present the data for analysis to management in support of identifying patterns and trends informing process efficiencies and/or employee experience Facilitate and manage, as required, improvements to the premises and workplace setting including repairs, maintenance, improvements, and procurement of furniture or other fixed assets (excluding technology) Facilitate effective coordination of operations of Corporate Services including: Coordinating planning of departmental meetings and meeting agendas, Attending meetings and monitoring projects and strategic initiatives.  Coordinating team initiatives including scheduling, gathering information from College staff and monitoring activities. Preparing correspondence. Communicate with professionalism and diplomacy verbally and in writing with ELT, stakeholders and subject matter experts to inform, negotiate and prioritize the development of project/work plans, schedules and monitoring tools to identify critical dependences between projects. Coach and manage project support team as needed. Proactive with the ability to work independently and take initiative to keep projects/tasks on track. Keep up-to-date with applicable legislation, trends and practices. Other duties as assigned.

Education, Experience and Skills

• Four-year college or university program or equivalent experience with a focus on Human Resources, Administration or office administration.
• 3 to 5 years’ progressive experience in human resources, facilities and related projects
• Familiarity with project management principles. 
• Analytical, critical thinking and problem-solving skills to identify issues, mitigate against associated risk, and lead the resolution of issues related to the College’s strategic initiatives and projects.
• Flexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiative.
• Verbal and written communication skills to prepare detailed and accurate documentation and materials.
• Tact, diplomacy, verbal communication and interpersonal skills to maintain effective working relationships across the College and to build trust with the ELT and employees.
• Attention to detail to ensure accurate and complete documentation and materials related to the College’s projects/strategic initiatives and the operation of Corporate Services.

The College encourages applications from members of underrepresented and marginalized groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

Please submit your cover letter and resume on our website. 

Coordonnatrice/coordonnateur des RH et installations

Poste permanent à temps plein

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre), appuie la prestation de services d’apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualité en réglementant plus de 58 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’autoréglementation en Ontario, et la diversité de nos membres – et de nos employés – reflète celle des enfants et des familles dont ils ont la charge. Notre engagement envers l’antiracisme guide notre façon de travailler et fait partie intégrante de la culture de l’Ordre, qui poursuit sa mission de créer et de consolider un milieu de travail favorisant l’inclusion et l’appartenance.

Nous sommes à la recherche d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur des RH et installations qui se distingue par son sens de l’innovation, de la collaboration et de l’organisation pour rejoindre notre équipe. En tant que membre de l’équipe des Services généraux, vous relèverez de la directrice générale des opérations et aiderez la chef, Ressources humaines à offrir une expérience optimale aux employés, de leur recrutement jusqu’à leur intégration au sein de l’Ordre. En tant que point de contact pour l’administration des avantages sociaux collectifs et du Système d’information sur les ressources humaines (SIRH) de l’Ordre, vous serez responsable de la mise à jour et de l’exactitude des dossiers des employés, sous la supervision de la chef des Ressources humaines. Votre créativité et votre enthousiasme en matière de planification d’événements pour les employés seront mis à profit dans le cadre de nos efforts continus d’amélioration de leur engagement au sein d’un modèle hybride. Ce rôle implique une planification, une organisation, un suivi et une surveillance efficaces des projets et des tâches liés aux demandes générales du bureau, ainsi que la coordination logistique associée à un modèle de travail hybride, aux installations et aux aspects financiers. La ou le titulaire assurera la liaison avec d’autres services afin de coordonner les activités de l’équipe des Services généraux.

Responsabilités

• Élaborer et tenir à jour la liste des principaux projets, principalement en lien avec les ressources humaines et les installations, y compris les projets énoncés dans plan stratégique, en utilisant les outils et protocoles de planification de projet.
• Suivre, surveiller et évaluer l’avancement des projets et recommander des modifications et des ajustements pour assurer leur achèvement dans les délais impartis.
• Faciliter la circulation de l’information entre les projets, les tâches et les demandes de service à l’échelle de l’Ordre.
• Gérer le SIRH de l’Ordre :
• Élaborer le calendrier annuel des activités et des dates clés (p. ex., veiller à ce que les communications soient diffusées à temps, répondre aux questions internes et externes et surveiller l’avancement des projets).
• Assurer la confidentialité des informations relatives au personnel et aux ressources humaines.

Soutenir les processus relevant des RH et des Finances, notamment : Créer des trousses d’embauche. Participer aux activités de recrutement, d’intégration et de départ (par exemple, vérification des références, création de trousses et de listes de vérification d’information et d’orientation). Effectuer le rapprochement des informations pour le compte de l’équipe chargée de la paie. Compiler, organiser et présenter les données aux fins d’analyse par la direction dans le but de faire ressortir les modèles et les tendances qui influencent l’efficacité des processus et l’expérience des employés. Faciliter et gérer, selon les besoins, l’amélioration des installations et l’aménagement des postes de travail, comme les réparations, l’entretien, les améliorations et l’achat de mobilier ou d’autres actifs fixes (à l’exclusion du matériel technologique). Assurer la coordination efficace des activités de l’équipe des Services généraux, notamment : Coordonner la planification des réunions de service et des ordres du jour des réunions. Assister aux réunions et effectuer un suivi des projets et des initiatives stratégiques. Coordonner les initiatives de l’équipe, dont la planification des horaires, la collecte d’informations auprès du personnel de l’Ordre et le suivi des activités. Préparer la correspondance. Communiquer avec professionnalisme et diplomatie, à l’oral comme à l’écrit, avec l’équipe de la haute direction, les parties prenantes et les conseillères et conseillers spécialisés, afin de guider, négocier et hiérarchiser l’élaboration des plans de projet ou de travail, des calendriers et des outils de suivi et de relever les interdépendances cruciales entre les projets. Encadrer et gérer l’équipe de soutien de projet, au besoin. Faire preuve de dynamisme et être en mesure de travailler de manière indépendante, et de prendre des initiatives pour maintenir les projets/tâches sur la bonne voie. Se tenir au courant des lois, des tendances et des pratiques applicables. Effectuer d’autres tâches au besoin.

Études, expérience et compétences

• Programme collégial ou universitaire de quatre ans, ou expérience équivalente, axé(e) sur les ressources humaines, les services administratifs ou l’administration de bureau.
• De trois à cinq ans d’expérience progressive en ressources humaines, en gestion d’installations et de projets connexes.
• Connaissance des principes de gestion de projet.
• Pensée critique, capacité d'analyse et compétences en résolution de problèmes pour cerner les enjeux, atténuer les risques associés et assurer la résolution de questions complexes dans le cadre des projets et initiatives stratégiques de l’Ordre. Souplesse pour travailler dans un environnement qui évolue rapidement et en tant que personne qui a l’esprit d’équipe, collabore et fait preuve d’initiative.
• Aptitudes en matière de communication verbale et écrite pour préparer des documents détaillés et exacts.
• Tact, diplomatie et bonne communication verbale/interpersonnelle, afin d’entretenir des relations de travail efficaces dans l’ensemble de l’Ordre et d’instaurer un climat de confiance avec l’équipe de la haute direction et les employés.
• Souci du détail, afin d’assurer l’exactitude/l’exhaustivité de la documentation relative aux projets et initiatives stratégiques de l’Ordre et veiller au bon fonctionnement des Services généraux.

L’Ordre encourage les membres des groupes sous-représentés et marginalisés à présenter leur candidature.

L’Ordre s’engage à prendre des mesures d’adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web.