Human Resources Generalist

Human Resources Generalist- 19 month contract

 

La version française suit.

 

 

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building.

 

 

About CIFAR:

 

CIFAR is a Canadian-based global research organization that convenes extraordinary minds to address the most important questions facing science and humanity. Through knowledge mobilization, we are catalysts for change in industry, government and society. 

 

For more information please visit our website.

 

Purpose of the Position:

 

Reporting to the Director, Human Resources, this position will be part of a highly supportive, fast paced and dynamic HR team. The HR Generalist role is responsible for the day-to-day operations of the HR function in support of the overall organization. Working very closely with the Director, Human Resources and partnering with the Human Resources Advisor and the Equity, Diversity and Inclusion (“EDI”) team, the duties of the HR Generalist consist of HR administration, recruitment, onboarding, policy and compliance management, employee relations, training, equity, diversity & inclusion, performance management, back up payroll administration and other HR programs.

 

Responsibilities:

 

Provide day-to-day HR Administration support in a wide range of areas:

 

• Ensure employee data is tracked and up to date Prepare presentations and any relevant materials Update internal intranet page and prepare organization-wide communications from the HR department Provide back up for payroll and benefits administration processes with third-party providers Prepare HR memos/letters and ensure version control and archiving as required; manage employee and department filing (electronic and paper-based) Organize HR-related meetings, as required (from catering to IT and document preparation) Generate HR reports as needed 

 

Provide day-to-day operational services to the organization in a range of Human Resource functions: 

 

• Provide HR support to the organization on recruitment and selection practices, onboarding, performance management process and employee recognition initiatives, to ensure that the organization is able to attract and retain high performing/high potential talent Effectively communicate to employees on relevant topics regarding HR processes, organizational changes, etc. Report and analyze data in regards to headcount, turnover, compliance reporting, exit interview data and other organization critical metrics Works closely with the HR team to harmonize on employee initiatives, EDI (equity, diversity & inclusion), learning & development, etc. Work with the HR team to identify training and development needs through performance management system outcomes, as well as competencies and leadership behaviors evaluations Ensure that the organization is compliant in Employment Standards, AODA, Privacy, Health & Safety, practices and requirements Work towards improving organization policies and procedures Support staff by providing guidance, advice, and HR solutions Ensure job descriptions are up to date and current, support the ongoing job leveling process Provide support for a healthy and productive work environment that leads to organizational and personal excellence Foster positive employee-employer relationships that promote a high level of employee morale, motivation, and productivity   Identify operational improvement opportunities 

 

Support Recruitment and Selection efforts: 

 

• Support the HR, Director & Advisor with key administrative aspects of the recruitment cycle: drafting postings, posting jobs, coordinating and managing interview and selection process (short-list, phone screens, development of interview questionnaires, coordinating, communicating, and participating on selection committees, providing and gathering consent forms, reference checks, preparing and consulting on offers of employment, providing instructions to hiring managers regarding onboarding activities) Research opportunities internally and source best-fit programs/schools to recruit from Provide training and support on CIFAR’s recruitment process to hiring managers and ensure compliance with policies and legal requirements Assist with the onboarding of new hires and facilitate the new hire orientation sessions.   

 

Performs all other duties as required and provides support for other CIFAR initiatives as assigned.

 

Qualifications:

 

Education/Experience required:

 

• University degree in a relevant field of study; or an equivalent combination of education and experience Working towards professional designation: Certified Human Resources Practitioner or Leader (CHRP/L) Minimum 2-5 years’ experience in an HR Coordinator or HR generalist client-facing role Previous experience working in academic, health, university or non-profit sector an asset. Previous experience participating in a Joint Health and Safety Committee an asset

 

 

Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:

 

• Legal - Understanding of employment-related legislation case law, and how it relates to the implementation of policy and process in provincially regulated settings. Computer - Knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint,Visio) and Google suite.  Previous experience working with BambooHR is an asset.. Previous experience working with CultureAmp is an asset. Previous experience HR analytics an asset ADR - conflict resolution and negotiation skills an asset Bilingual (French/English) an asset Payroll experience an asset. 

Other Working Conditions:

Overtime may be required.

Disclaimer: This job description may not cover or contain a comprehensive listing of activities, duties or responsibilities that are required of the employee. Duties, responsibilities and activities may be subject to change.

 

Apply:

 

Qualified applicants are invited to apply by February 23, 2023. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

 

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

 

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email careers@cifar.ca and include the term 'Accessibility' in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

 

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible.  Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.

 

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.

 

 

GÉNÉRALISTE EN RH – contrat de 19 mois

 

English version above

 

Il s'agit d'un poste hybride basé dans le bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRs Discovery.

 

À propos du CIFAR:

 

Le CIFAR est une organisation de recherche mondiale basée au Canada qui rassemble de brillants cerveaux pour trouver réponse aux plus grandes questions auxquelles font face la science et l’humanité. Grâce à la mobilisation du savoir, nous sommes des catalyseurs du changement au sein de l’industrie, du gouvernement et de la société.

 

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.

 

Raison d’être de ce poste:

 

Relevant de la direction des Ressources humaines, la personne titulaire de ce poste fait partie d’une équipe des RH solidaire et dynamique, qui travaille à un rythme rapide. Cette personne est responsable des activités quotidiennes du service des RH à l’appui de l’ensemble de l’organisation. En collaboration étroite avec la direction des Ressources humaines et en partenariat avec l’expertise-conseil en ressources humaines, ainsi qu’avec l’équipe de l’équité, de la diversité et de l’inclusion (« ÉDI »), la personne généraliste en RH voit à l’administration des RH, au recrutement, à l’intégration, à la gestion des politiques et de la conformité, aux relations de travail, à la formation, à l’EDI, à la gestion du rendement, au soutien de l’administration de la paie et aux autres programmes liés aux RH.

 

Responsabilités :

 

Fournir un soutien administratif quotidien aux RH dans un vaste éventail de domaines:

 

• Assurer le suivi et la mise à jour des données sur le personnel; Préparer des présentations et tout matériel pertinent; Actualiser la page intranet et préparer des communications destinées à l’ensemble de l’organisation en provenance du service des RH; Agir comme soutien des fournisseurs externes pour les processus d’administration de la paie et des avantages sociaux; Préparer les notes de service et lettres des RH et assurer le contrôle des versions et l’archivage au besoin; gérer le classement des dossiers (électroniques et papier) du personnel et des services; Organiser les réunions liées aux RH, selon les besoins (de la restauration, à l’informatique et à la préparation de documents); Produire les rapports des RH selon les besoins.

 

Offrir des services d’exploitation quotidiens à l’organisation dans un vaste éventail de fonctions liées aux RH:

 

• Fournir à l’organisation un soutien en matière de RH en ce qui concerne les pratiques de recrutement et de sélection, les procédures d’intégration, le processus de gestion du rendement et les activités de reconnaissance du personnel pour que l’organisation soit en mesure d’attirer et de retenir des talents très performants et prometteurs; Communiquer efficacement avec le personnel sur des sujets pertinents liés aux procédures des RH, aux changements organisationnels, etc.; Saisir et analyser les données relatives à l’effectif, au roulement du personnel, aux rapports de conformité, aux entrevues de départ et d’autres paramètres essentiels à l’organisation; Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des RH pour offrir une prestation cohérente en matière d’initiatives liées au personnel, à l’EDI, à l’apprentissage et au perfectionnement, etc.; Déterminer avec l’équipe des RH les besoins en formation et en perfectionnement à la lumière des résultats du système de gestion du rendement, ainsi que des évaluations des compétences et des comportements de leadership; Veiller à ce que l’organisation se conforme aux normes du travail, à la LAPHO, ainsi qu’aux pratiques et exigences en matière de confidentialité, de santé et de sécurité; Travailler à l’amélioration des politiques et procédures de l’organisation; Soutenir le personnel en offrant orientation, conseils et solutions en matière de RH; S’assurer que les descriptions de poste sont à jour; soutenir le processus continu de classification des postes; Soutenir la santé et la productivité en milieu de travail qui mènent à l’excellence de l’organisation et des personnes; Promouvoir des relations positives entre le personnel et la direction afin de favoriser le moral, la motivation et la productivité du personnel; Cerner les possibilités d’amélioration opérationnelle.

 

Soutenir les initiatives de recrutement et de sélection: 

 

• Soutenir la direction et l’expertise-conseil des RH dans les principaux aspects administratifs du cycle de recrutement : rédaction d’offres d’emploi, affichages de postes, coordination et gestion du processus d’entrevue et de sélection (liste restreinte, entretiens téléphoniques, élaboration de questionnaires d’entrevue, coordination, communication et participation aux comités de sélection, envoi et collecte de formulaires de consentement, vérification des références, préparation des offres d’emploi et conseils, prestation d’instructions aux responsables du recrutement au sujet des activités d’intégration); Chercher des opportunités à l’interne et trouver les programmes/établissements les mieux adaptés pour faire du recrutement; Fournir une formation et un soutien sur le processus de recrutement du CIFAR aux gestionnaires d’embauche et assurer la conformité aux politiques et aux exigences de la loi; Aider à l’intégration des nouveaux talents et animer les séances d’orientation à leur intention.

 

S’acquitter de toutes les autres tâches requises et apporter son soutien à d’autres activités du CIFAR, au besoin.

 

Qualités:

 

Formation et expérience requises:        

 

• Diplôme universitaire dans un domaine d’études pertinent; ou combinaison équivalente d’études et d’expérience; En voie d’obtenir un titre professionnel : conseiller ou leader en ressources humaines agréé (CRHA/LRHA); Au moins 2 à 5 années d’expérience dans un poste de coordination des RH ou de généraliste en RH en contact avec la clientèle; Expérience de travail dans un milieu scolaire, sanitaire ou universitaire ou à but non lucratif, un atout; Expérience de participation à un comité mixte de santé et sécurité, un atout.

 

Connaissances et compétences professionnelles ou techniques de base requises: 

 

• Juridiques – Compréhension de la jurisprudence relative à la législation sur l’emploi et de ses liens avec la mise en œuvre de politiques et de procédures dans les milieux de réglementation provinciale; Informatiques – Connaissance de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio) et de la suite Google; Expérience de travail avec BambooHR, un atout; Expérience de travail avec CultureAmp, un atout; Expérience de l’analyse des données RH, un atout; MSRD – Règlement des  différends et négociation, un atout; Bilinguisme (anglais-français), un atout; Expérience de la paie, un atout.

 

Autres conditions de travail:

 

Des heures supplémentaires peuvent être requises.

 

Avertissement : Cette description de poste peut ne pas couvrir ni contenir la liste exhaustive des activités, des devoirs ou des responsabilités qui sont exigés de la personne occupant cet emploi. Les tâches, les responsabilités et les activités peuvent faire l’objet de changements. 

 

 

 

Postulez:

 

Les candidats qualifiés sont invités à postuler par le biais de notre page de carrières avant le  23 février 2023. Nous apprécions l'intérêt que vous portez à cette opportunité, cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées par email.

 

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous sommes conscients que la réunion de personnes issues de multiples horizons, ayant des opinions et des perspectives diverses est essentielle pour faire progresser l’excellence de notre organisation et accroître son impact. Nos dirigeants, notre personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de chercheurs le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité sexuelles, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes 2SLGBTQ+, les membres de communautés d’identité sexuelle marginalisée et les personnes handicapées. Les candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

 

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS - CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux candidats présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande d’accommodement raisonnable, veuillez écrire à l’adresse careers@cifar.ca et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416-971-4251. Veuillez fournir votre nom, votre mode de communication préféré et une description détaillée de l’accommodement dont vous avez besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus éventuel pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi. 

 

CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible.  La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout. 

 

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Ontario et du Québec, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.